メールの設定に関しまして、弊社では基本的には、
【POP設定＋サーバにコピーを残しつつ、サーバに溜まらないよう削除日数を設ける】ことを推奨しております。

上記設定を行っていただいているにも関わらずメールの容量が溜まってしまっている場合には
・送信済メール
・ごみ箱
がサーバ内に溜まってしまっている可能性がございます。

こちらに該当する場合には、
該当メールアドレスを送受信する複数のメールソフトで
POP と IMAP の設定が混在している可能性がございます。
iPhone等はPOPを選択しない限りは、設定をそのまま進めるとIMAPにて設定されます。

POPに関しまして

本来は1つのメールソフトで受信したら、サーバからメールが削除されます。
しかしながら、複数のメールソフトで管理することを可能にするため
POP設定＋サーバにコピーを残しつつ、サーバに溜まらないよう削除日数を設けることを推奨しております。

この設定で削除有効になる対象は「受信メール」のみとなります。
POPで設定している場合、送信メールはサーバに残りません。

IMAPに関しまして

送受信メールをサーバと同期しているため、
メールソフトで削除をしない限りサーバに受信メール、送信メール、振り分けを行ったフォルダ等にもメールが溜まり続けます。

つきましては、IMAPにて設定を行っているメールソフトをご確認いただき
そこから送信済メール、ごみ箱のメールの削除を行っていただきますようお願い申し上げます。

削除対象のメールが、IMAPに設定しているメールソフトでしか確認できない場合には、
該当メールを転送し、POPにて設定しているメールソフトでも確認できるよう、削除前に予めご準備ください。